Warenwirtschaft
Controlling
Rechnungswesen
Das KAPS ASSISTENT ERP-System
Auf Prozessoptimierung ausgelegt.
ASSISTENT ist eine komfortable Anwendung für Einkauf, Verkauf, Beschaffungsgeschäfte, Lager mit Inventur und die Finanzbuchhaltung – vom Kleinunternehmen bis zur Konzernstruktur mit vielen Standorten, unabhängig von der Art Ihrer Geschäftstätigkeit.
ASSISTENT ist mit allen erforderlichen IT-Anwendungen zur effizienten Geschäftsabwicklung im Unternehmen, mit Kunden und Lieferanten ausgestattet. Die wichtigsten Features im Überblick:
Artikelpool
ASSISTENT nutzt die Artikelstammdaten im brancheneinheitlichen Format PRICAT – der Aufwand für Artikel- und Preispflege wird minimiert, eine Anlage im eigenen Artikelstamm ist bei Beschaffungsware nicht erforderlich.
Integriertes Einkaufscontrolling
Zuordnung der Lieferscheinnummer von Lieferanten an Bestellungen sowie zentrale Erfassung der Rechnungsdaten, automatische Eingangserfassung von EDI-FACT-Rechnungen. Kurz: ASSISTENT ersetzt das traditionelle Rechungseingangsbuch.
EDIFACT mit Kunden und Lieferanten
Ermöglicht in 95% der Fälle eine vollautomatische Abwicklung (bei eindeutig definierbaren und auf abgestimmten Artikeldaten beruhenden Geschäftsvorfällen – IT bereits integriert).
Interner Leistungsverkehr (ILV)
Die Optimierung des internen Leistungsverkehrs, also des Datenaustausches zwischen Firmen/Filialen, eröffnet sofort Möglichkeiten der Rationalisierung, der lückenlosen Kontrolle und der korrekten Leistungsabrechnung.
Interaktives Prozesscontrolling
Wiedervorlage – Terminüberwachung – Statusinformation – Bearbeitung
Alle Prozesse für Ein- und Verkauf werden direkt am Bildschirm überwacht und kontrolliert – ohne die üblichen Listen auf Papier.
Lager und Logistik
Leistung und Effizienz von Lager und Logistig entscheiden über Rendite und Wettbewerbsfähigkeit.
ASSISTENT bietet Ihnen die komplette Organisation zur Optimierung von Ein- und Auslagerung sowie des Fuhrparks.
Lagerfachverwaltung
Optimierung und Überwachung von Ein- und Auslagerungen. Jedes Teil hat seinen Platz.
Spezielle Anwendungen für:
Schnittholz und Furnier, Rollenverwaltung, Heimtex, Fliesen und Tapeten
Lagerverwaltungs- und Kommissioniersystem
Mithilfe der vorhandenen Stammdaten optimiert das integrierte LVS den Materialfluss im Lager vom Wareneingang bis zum Versand.
Kommunikationsschnittstellen zu vorhandenen LVS-Systemen sind vorhanden.
Archivierung und Recherche
Automatische Archivierung und Protokollierung gemäß GDPdU, mit unterschiedlichsten Möglichkeiten der
Ausgabe.
Recherche auch aus Kunden- oder Lieferantensicht.
Artikelpool
Einpflegen von Sortimenten über PRICAT
Eine Vielzahl von Lieferanten bieten Ihnen über Heinze oder direkt über den Fachhandel Artikelstammdaten im brancheneinheitlichen Format PRICAT. Mit dem Artikelpool nutzen Sie diesen Service und minimieren den Aufwand für die Artikel- und Preispflege.
Sie können in Ihrer Warenwirtschaft Artikeldaten der Lieferanten wie Ihre eigenen Artikeldaten innerhalb der Vorgangsbearbeitung nutzen, eine Anlage im eigenen Artikelstamm ist auch bei Beschaffungsware nicht erforderlich.
Sogar Ihre Einkaufspreise und kundenspezifischen Preise werden gemäß Kalkulationsvorgaben und Preisfindung für alle vom Lieferanten gelieferten Artikel sofort ermittelt.
Der Nutzen ist offensichtlich:
- Das gesamte Sortiment eines Lieferanten ist innerhalb der Vorgangsbearbeitung verfügbar.
- Neue Sortimente können sofort aufgenommen werden.
- Kommissionsaufträge sind schnell und sicher abwickelbar.
- Gleiche und eindeutige Artikeldefinition minimiert die Fehlerquote.
- Preissicherheit ermöglicht exakte Kalkulation und Kontrolle.
- Fehlerfreie elektronische Bestellungen werden möglich.
Integriertes Einkaufscontrolling (IEC)
Rechnungen und Belege modern verwalten
Bei steigender Zahl von Eingangsrechnungen, einem erhöhten Prüfungsaufwand durch immer mehr Beschaffungsgeschäfte ist eine moderne Rechnungsprüfung (IEC) eine enorme Erleichterung – ein Rechnungseingangsbuch in elektronischer Form.
ASSISTENT hat Einkaufscontrolling integriert:
- Bei der Wareneingangsverbuchung werden die Bestellpositionen der Lieferscheinnummer des Lieferanten zugeordnet. Dank Artikelpool und AB enthalten die Bestellungen weitgehendst korrekte Einkaufspreise.
- Rechnungsdaten werden zentral erfasst – automatische Eingangserfassung bei EDIFACT-Rechnungen oder ergänzende Rechnungsdatenerfassung bei gescannten Belegen – das traditionelle Rechnungseingangsbuch in elektronischer Form.
- Dank Rechnungseingangsbuch läßt sich jederzeit die vollständige Bearbeitung der Rechnungen überprüfen.
- Informationen zu Warenbezugskosten, Frachtrechnungen, Rechnungskürzungen und Lieferantenbelastungen, Gutschriften, Kostenumlage.
- Bearbeitungsmöglichkeiten bei Rechnungsdifferenzen.
- Variationsmöglichkeiten im Prozessablauf.
EDIFACT
E-Commerce mit Lieferanten und Kunden (EDI)
Mittels elektronischen Datenaustausches können 95% der eindeutig definierbaren, auf abgestimmten Artikeldaten beruhenden Geschäftsvorfälle voll automatisch abgewickelt werden.
ASSISTENT bietet die Integration in das WWS, durchgängige Prozessabwicklung und automatisierte Abwicklung
Die erforderlichen IT-Funktionen sind bereits integriert.
EDI-Nachrichten für den gesamten Beschaffungs- und Verkaufsprozess
Folgende Nachrichtentypen werden vom Käufer oder vom Lieferanten gesendet und empfangen:
- Artikelstammdaten: Dokument PRICAT
- Bestellung: Dokument ORDERS
- Auftragsbestätigung: Dokument ORDRSP
- Lieferavis: Dokument DESADV
- Rechnung: Dokument INVOIC
Interner Leistungsverkehr (ILV)
mit Filialen und verbundenen Firmen
Eigene Unternehmensteile sind oft „Kunden“ oder „Lieferanten“ mit einem bedeutenden Anteil an der Gesamtzahl der Lieferungen oder Wareneingänge.
Diese interne Abwicklung durch elektronischen Datenaustausch zu optimieren, eröffnet sofort wirksame Rationalisierungsmöglichkeiten sowie die lückenlose Kontrolle und korrekte Leistungsabrechnung des internen Warenflusses.
- Die interne Warenbeschaffung und Belieferung wird wie eine externe abgewickelt.
- Bestellungen werden beim internen Lieferanten direkt zum Auftrag – ohne erneute Erfassung.
- Das Lieferavis erzeugt beim internen Kunden automatisch einen vorläufigen Wareneingang.
- Beim Empfänger wird der tatsächliche Wareneingang verbucht. Die Bestände sind beim Lieferanten und Empfänger hinsichtlich Menge und zeitlicher Verfügbarkeit korrekt.
- Differenzen zwischen gebuchtem Wareneingang und interner Belastung werden bis auf die Vorgangs- und Positionsebene festgehalten.
- Die Daten der Rechnungen an interne Firmen werden direkt in das Einkaufscontrolling übernommen und automatisch verbucht.
Interaktives Prozesscontrolling
Wiedervorlage – Terminüberwachung – Statusinformation – Bearbeitung
Mit dem Interaktiven Prozesscontrolling werden die Prozesse für Ein- und Verkauf direkt am Bildschirm überwacht und kontrolliert.
Ein äußerst nützliches Instrument für den Sachbearbeiter, den Abteilungsleiter und die Unternehmensleitung!- Alle Informationen direkt am Bildschirm, keine Listen, kein Papier.
- Automatisierte Statusüberwachung und sofortige Bearbeitung direkt am Bildschirm.
- Automatisierte Terminüberwachung – minimiert Lieferreklamationen.
- Vorgangsinformationen sind allen zugänglich.
- Internes Mailing direkt aus dem Vorgang von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter.
Lager und Logistik
Optimale Lagerbestände, rationell ein- und auslagern
Der Warenumschlag im Fachhandel ist die nicht ersetzbare logistische Drehscheibe zwischen Endverarbeiter und Hersteller. Die Leistungsfähigkeit und Effizienz dieses Warenumschlages entscheidet über Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit.
ASSISTENT liefert Ihnen die für einen optimalen Lagerbestand erforderlichen IT-Dispositionswerkzeuge auf Basis aktuellster und verlässlichster Daten und bietet Ihnen die komplette Organisation zur Optimierung der Ein- und Auslagerung, sowie für die optimale Disposition Ihres Fuhrparkes.
Lagerorganisation/Lagerfachverwaltung
Jede Ware an dem dafür vorgesehenen Platz. Effizient ein- und auslagern.
Rollierende Disposition
Lagerbestände optimieren und Lieferfähigkeit garantieren.
Versandorganisation/Tourenplanung
Optimale Disposition des Fuhrparks senkt die Kosten und erhöht die Lieferbereitschaft.
Lagerfachverwaltung
Lagerorganisation mit eindeutiger Lagerfachzuordnung je Artikel
Mit ASSISTENT können Sie Ihr Lager nach Kommissionierungsorten, Regalen, Fächern und Plätzen einteilen. Jedem Lagerplatz ist ein Artikel eindeutig zuordenbar. Auf dieser Basis wird die Ein- und Auslagerung durch ein lagerfachgerechtes Belegwesen unterstützt. Ein- und Auslagerungen werden nicht dem Zufall überlassen, sondern optimiert vorgegeben und überwacht.
Für folgende Produktbereiche bieten wir für die Lagerorganisation spezielle Anwendungen:
- Stammverwaltung – für Furnier und Schnittholz
- Rollenverwaltung – für textile Bodenbeläge und Heimtextil, mit Chargenverwaltung
- Lagerfachverwaltung – für Fliesen und Tapeten, mit Chargenverwaltung
LVS – Lagerverwaltungs- und Kommissioniersystem
Bestandteil von ASSISTENT – nativ auf dem IBM-System Power i
Sie suchen ein Lagerfach-Verwaltungs-System (LVS) mit Lagerleitstand, Staplersteuerung und Funkanbindung für alle Ein- und Auslagerungsvorgänge?
Unser LVS-System steuert, kontrolliert und optimiert den Materialfluss im Lager vom Wareneingang bis zum Versand. Der Informationsfluss erfolgt durch den Einsatz von mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE) zeitgleich mit dem Materialfluss. Dieses Konzept setzt komplett auf der bestehenden Organisation und der Datenbank von ASSISTENT auf.
- Bestandteil des Warenwirtschaftssystems – kein Datentransfer von Stammdaten und Bewegungsdaten
- Nutzung der vorhandenen Stammdaten aus der Warenwirtschaft – keine Datenredundanz
- LVS-Bestandsführung ist logische Erweiterung der Bestandsrechnung der Warenwirtschaft mit synchronen Buchungsprozessen
- Spezielle Handhabung Beschaffungsware
LVS-Schnittstellen
ASSISTENT verfügt über die zu anderen LVS-Systemen (z. B. Tourbo store oder Lagersystem 3Tec) erforderlichen Kommunikationsschnittstellen:
- Bereitstellung der Stammdaten
- Datenaustausch für Ein- und Auslagerungsvorgänge
- Vorgangssperre wenn in LVS-Bearbeitung
- Automatisierte Ausführung der Folgeprozesse (Teillieferung, Belegerstellung)
- Abgleich Bestandsdifferenzen und Inventur
Archivierung und Recherche
ASSISTENT Ablage- und Recherchesystem
- Archiviert sofort bei jedem Ausdruck an allen Arbeitsplätzen den Beleg, die Belegdaten, die intern zu Grunde liegenden Daten sowie Zeitpunkt und Mitarbeiter.
- Protokolliert automatisch relevante Belegveränderungen (Menge, Preis, Storno) durch einen Folgebeleg mit Datenausgabe, somit sind alle Vorgangsveränderungen bis zur Rechnung dokumentiert.
- Ermöglicht die Recherche aus Kunden-, Lieferanten- oder Vorgangs-Sicht.
- Zeigt die Vorgangs- und Positionsentwicklung vom Angebot bis zur Rechnung, von der Bestellung bis zur Lieferantenrechnung.
- Ermöglicht die Beleganzeige und Recherche innerhalb der Anwendung an jedem Arbeitsplatz.
- Speichert zusätzlich alle zu Grunde liegenden Daten gemäß Archivierungspflicht (GDPdU ab 1.1.2002) – natürlich auch für die aufbewahrungspflichtigen Auswertungen und steuerrelevanten Daten der Fibu.
Archivierungspflicht GDPdU
ASSISTENT bietet Ihnen folgende Möglichkeit: Sämtliche steuerrelevanten Belegdaten der Warenwirtschaft und der Fibu werden einschließlich der Stammdaten permanent in einer separaten Datenbank gesammelt. Die Daten können auch in Excel-Tabellen ausgegeben werden.
Opti.List, eine herstellerunabhängige Archivierungskomponente, übernimmt diese Daten in eine von ASSISTENT unabhängige, systemneutrale, den gesetzlichen Vorschriften entsprechende Archivierungsdatenbank.
Unabhängig vom produktiven Datenbestand oder der eingesetzten Anwendung erfüllen Sie somit die Archivierungspflicht, den direkten Zugriff auf die Daten sowie die Datenbereitstellung für die Prüfsoftware IDEA. Opti.List ist auch ein hervorragendes Werkzeug für das interne Controlling.
Revisionssichere Endarchivierung mit ArchivPlus
ArchivPlus für IBM Power i, das optische Speichersystem der Fa. GSE Gräbert Software + Engineering, Berlin, ist hinsichtlich der automatischen Archivierung und der Anzeige der Belege voll integriert. Von allen ASSISTENT-Arbeitsplätzen besteht direkter Zugriff innerhalb der Anwendungen auf die über ASSISTENT archivierten Belege.
Zusätzlich bietet ArchivPlus die Möglichkeit der Archivierung von Papierbelegen, PC-Dateien, E-Mails und Faxen – also aller aufbewahrungspflichtiger Unterlagen.
Web-Interface
Das KAPS-Web-Interface baut auf dem Apache-Webserver des IBM Systems Power i in Kombination mit der Programmiersprache PHP auf.
Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, die Bildschirmanzeige auf den Browser zu bringen oder Dateien direkt auf den PC zu transferieren.
Die folgenden Anwendungen sind verfügbar:
- Webshop nativ auf IBM System Power i (AS/400)
- Archivrecherche für Mitarbeiter im Innen- und Außendienst
- Kunden-Infocenter
- MultiMedia-Datenbank integriert in WWS und Webshop
- ASSISTENT-Berichts- und Informationssystem
- Analysedaten als CSV-Datei ausgeben
Web-Shop
Wir bieten Ihnen einen Profi-Webshop mit voller Integration in das Warenwirtschaftssystem ASSISTENT
- Automatische Erstellung des Shop-Sortimentes aus den Artikel-Stammdaten
- Multimedia-Datenbank
- Kundenabhängige Preisfindung
- Einfache und schnelle Implementierung
- Bestellungen oder Anfragen werden vollständig ins Warenwirtschaftssystem übermittelt
- Die Oberfläche kann dem individuellen Design der Website angepasst werden
Archivrecherche über Webbrowser
Archivrecherche für Innen- und Außendienst
Sie können Ihre Belege im Archiv über die Volltextsuche im Kopf- oder Positionsbereich durchsuchen lassen und die Vorgangsentwicklung oder den Beleg über den Browser abrufen.
Für jeden Mitarbeiter kann die Anzeige nach Firma oder Lager und nach Reisendengebiet eingeschränkt werden; ebenso ob Einkaufsbelege eingesehen werden dürfen.
Kunden-Infocenter
Die Kunden können sich über die Kundennummer auf dem System Power i einloggen und sehen dann ihre laufenden Vorgänge ab Auftragsbestätigung, die Rechnungen oder die offenen Posten.
Die Anzeigen lassen sich auch einschränken.
Multimedia-Datenbank
Die Multimedia-Datenbank dient dazu, den Mitarbeitern und Kunden weiterführende Informationen zu einzelnen Produkten zur Verfügung zu stellen.
Als Medium dient hier der Browser – sowohl was die Hinterlegung als auch die Darstellung der Informationen betrifft. Die Informationen werden dabei im IFS des IBM Systems Power i abgelegt.
Hinterlegt werden können:
- Bilder und Grafiken
- PDF-Dateien
- Texte – auch als HTML
- Videos
- Verlinkungen auf andere Informationen, z. B. Hersteller-Seiten
ABI – ASSISTENT-Berichts- und Informationssystem
ABI ist ein Informations- und Kommunikationsinstrument für den Innen- und Außendienst. Für Netbooks, Tablets oder den PC des Außendienstes oder von zuhause aus. Die ABI-Browseroberfläche kann sowohl direkt aus der Vorgangsbearbeitung aufgerufen werden, als auch über das Internet.
Gemäß den konfigurierbaren Anzeigeoptionen stehen Informationen zur Verfügung über:
- Kunden
- Umsatz und Auftragsbestand
- laufende Vorgänge
Zusätzliche Features
- Baustellen-/Objektverwaltung
- Rollierende Disposition
- Versandorganisation
- Kassenanbindung
Interaktives Prozesscontrolling
Interaktives Einkaufskontrolling
EDIFACT mit Kunden und Lieferanten
Intuitive Benutzerführung im Windows®-Look-and-feel
IBM Power i
Das IBM System Power i ist der ideale Server für ASSISTENT in jeder Netzwerkumgebung. Aufgrund der
Strategie „On Demand“ stehen mit dieser Produktfamilie für Unternehmen jeder Größe die zuverlässigsten
und sichersten Server zur Verfügung, die je nach Anforderung der IT-Infrastruktur des Anwenders konfiguriert
und bei Bedarf erweitert werden können.
ASSISTENT-Anwender schätzen am IBM System Power i besonders:
- Höchste Zuverlässigkeit, modernste Hardwaretechnik
- Ein Höchstmaß an Datensicherheit dank virenresistenter Systemarchitektur
- Geringer Installations-, Konfigurations-, Bedienungs-, Wartungs- und Support-Aufwand
- Hoher Investitionsschutz durch Kompatibilität
- Integrierbar in alle gängigen Netzwerkumgebungen